How to write your Business mail with email etiquette (ইমেইল লেখার শিষ্টাচার)

বর্তমান সময়ে কমিউনিকেশন এর একটি অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ ও শক্তিশালী মাধ্যম হচ্ছে ইমেইল। কেননা একটা ইমেইলের সঠিক সময়ে সঠিকভাবে  রেসপন্সের  উপর ব্যবসায়ীক সম্পর্কের উন্নতি বা অবনতি অনেকাংশে  নির্ভর করে।  আমাদের গার্মেন্টস সেক্টরে ইমেইল অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ একটা বিষয় হিসাবে বিবেচিত হলে বিষয়টা নিয়ে আমরা অনেকেই কম্প্লেক্সিটিতে হারিয়ে যায় অথবা আমাদের অনেকেই এই বিষয় সম্পর্কে তেমন কিছু জানিনা বা জানা নেই বা মেইল লেখার ক্ষেত্রে অনেকগুলো ভুলের সম্মুখীন হই। আজকে আমি ইমেইল etiquette  সম্পর্কে সংক্ষেপে  আলোচনা করতে চেষ্টা করব। আপনি সর্বপ্রথম যখন কোন ইমেইল কম্পোজ করতে যাবেন ঠিক তখন ইমেইল এর উপরে বেশ কিছু অপশন দেখতে পাবেন যেমন To, CC, BCC এগুলো মূলত কাকে মেইল করবেন তার অপশন। 

To অপশনটা মূলত যার কাছে আপনি মেইলটা পাঠাবেন বা যাকে উদ্দেশ্য করে মেইলটা পাঠাবেন তার মেইল আইডিটা ওখানে উল্লেখ করতে হয়। অনেকে হয়তো বলবেন এটা আর এমন কি ব্যাপার এটা তো সবাই পারে, ওকে সবাই যখন পারে তাহলে গুড। 

এর পরের অপশনটা কে একটু কম্পলেক্স যাকে বলা হয় CC বা কার্বন কপি এই অংশটাতে আপনি যার মেইল আইডি উল্লেখ করেছেন এবং To তে যাকে উল্লেখ করেছেন same message উভয়ই দেখতে পাবে। প্রশ্ন আসতে পারে আলাদা কেন শুধু To তে দিলেইতো হত আসলে To তে দিলে আপনি একটা মেসেজ দুজনকে দুবার পাঠালেন আর CC তে দিলে হবে একটা মেসেজই উভয় দেখতে পারবে। এর অবশ্য আরো একটা রিজন আছে তা হল CC তে যিনি আছেন সে যদি ও জানতে পারছে যে মেইলটা অন্য কারো তবে এ বিষয়ে তারও জানা দরকার। সো ওই একটা থ্রেডে  অথবা রিপ্লেতে যতগুলো মেসেজ থাকবে CC তে থাকা ব্যক্তি সবগুলো দেখতে পারবে  এবং  তিনি  প্রয়োজন মনে করলে রিপ্লাই ও দিতে পারবেন।

নেক্সট অপশন টা কে বলা হয় BCC বা ব্লাইন্ড কার্বন কপি যা অনেকটা কার্বন কপির মতই শুধু পার্থক্য একজন আরেকজনের  তা দেখতে পাবে না, মূলত এই অংশটি তখনই আমরা ব্যবহার করব যখন একজন আরেকজনের মেইল আইডিটা যাতে না দেখতে পারে সে জন্য, যেমন ধরেন আপনি কোন ইভেন্ট আয়োজন করছেন যেখানে আপনি আপনার ফ্রেন্ড লিষ্টে থাকা ৫০/১০০ জনের কাছে আপনি ইমেইল পাঠাবেন অথবা নববর্ষ বা ঈদের কোন শুভেচ্ছা জানাবেন সে ক্ষেত্রে ৫০/১০০ জন ব্যক্তি কিন্তু একজন আরেকজনের সঙ্গে পরিচিত নাও হতে পারে তাই সেই ক্ষেত্রে ইমেলের গোপনীয়তা বজায় রাখার ক্ষেত্রে আমরা BCC ব্যবহার করে থাকি। আরো একটা রিজন আছে দেখা গেল অনেক সময় কেউ রিপ্লে অলে গিয়ে অপনাকে রিপ্লে দিলো সেটি যদি To এবং CC থাকে তাহলে ওই থ্রেডে থাকা সবাই রিপ্লেটা দেখতে পারবে কিন্তু BCC থাকলে এমনটি সম্ভব নয়।
কারণ একজনের অনুমতি ছাড়া তার মেইল আইডি অন্যকে জানানো নীতিবিরুদ্ধ কাজ।

Email Subject Line:

প্রথম অংশে আমি আপনাদের সাথে To, CC, BCC নিয়ে আলোচনা করেছি এর পরের পার্টে যে অংশটি আসে তাকে বলা হয় সাবজেক্ট বা সাবজেক্ট লাইন (Subject Line)। যে কোন ইমেইল লেখার ক্ষেত্রে সাবজেক্ট লাইন অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।

এক গবেষণায় দেখা যায় থার্টি থ্রি (33%) পারসেন্ট ইমেইল খোলা হবে কি হবে না তা decided করে ফেলা হয় ইমেইলের সাবজেক্ট লাইন দেখে। তাছাড়া আমাদের স্প্যাম এ যে ইমেইল আসে তার 69% decided করে ফেলা হয় আমাদের মেইলের সাবজেক্ট লাইন এর উপর ভিত্তি করে আরো ইন্টারেস্টিং ফ্যাক্ট হচ্ছে আমাদের ইমেইলে যে মেইল আসে তার 40% মেইল সর্বপ্রথম খোলা হয়ে থাকে মোবাইলে আর মোবাইলে শুধু মাত্র চারটি থেকে সাতটি ওয়ার্ড দেখা যায়।
সুতরাং আপনার সাবজেক্ট লাইন চারটি থেকে সাতটি টি ওয়ার্ডের মধ্যে হওয়াই বেটার। 

প্রশ্ন আসতে পারে এই যে, ইনফরমেশন আপনি দিলেন তার মূল উদ্দেশ্য কি? এ থেকে আমি কি বুঝতে পারি। ইনফরমেশনের মূল উদ্দেশ্য হচ্ছে খুবই সিম্পল অর্থাৎ আপনার মেইলের ক্ষেত্রে সাবজেক্ট লাইন অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ এবং সাবজেক্ট এর উপর ভিত্তি করে নির্ভর করছে আপনার মেইল খোলা হবে কি হবে না। সুতরাং বুঝা যাচ্ছে যে মেইলের ক্ষেত্রে এমন একটি সাবজেক্ট লাইন তৈরি করা দরকার  যা মেইলটি খোলার ক্ষেত্রে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করবে বা বোঝাবে যে এটি খুবই দরকারি।

সঠিক সাবজেক্ট লাইনের প্রয়োজনীয়তা অনস্বীকার্য। সঠিক সাবজেক্ট লেখার ক্ষেত্রে আমরা একটি সহজ সিম্পল মেথড ব্যবহার করতে পারি, আপনি যখনই আপনার মেইলটি লিখবেন অলওয়েজ দুটো কোশ্চেন বা প্রশ্নের উত্তর দিবেন যার প্রথমটা হচ্ছে What অর্থাৎ আপনার মেইলটি পড়ে যেন বোঝা যায় What is it about? আপনার মেইলটা কিসের ব্যাপারে। দ্বিতীয়টি হচ্ছে why - Why it’s important অর্থাৎ কেন এটি ইম্পরর্টেন্ট কারণ ইম্পরর্টেন্ট না হলে সে আপনার মেইলটি খুলে দেখবে না।

সুতরাং নেক্সট টাইম আপনি যখনি কোন মেইল লিখবেন সেই মেইলটি যেন দুটো প্রশ্নের উত্তর দেয় প্রথমটি হচ্ছে আপনার মেইলটা কিসের ব্যাপারে এবং কেন এটি গুরুত্বপূর্ণ, আপনার মেইলটি যদি এই দুটি প্রশ্নের উত্তর দেয় তাহলে সেটা হবে একটা পারফেক্ট মেইল।

Email Acronyms & Shorts Form:

আবার আমরা যখন কোন বিজনেস মেইল পাঠায় তখন সাধারণত আমরা অ্যাক্রনিমস (Acronyms ) বা শর্ট ফর্ম (Shorts Form) ইউজ করিনা। কিন্তু অনেক ক্ষেত্রে আমাদেরকে যারা ইমেইল পাঠাচ্ছে তারা কোন একটি শর্ট ফর্ম বা অ্যাক্রনিমস ইউজ করে ফেলল সে ক্ষেত্রে আমাদের তো জানা দরকার তার ওই শর্ট ফর্ম দিয়ে সে কি বুঝাতে চাচ্ছে, আমি আজকে আপনাদের সাথে একেবারে সবথেকে কমন/ সাধারনত যে অ্যাক্রনিমস (Acronyms)  ব্যবহার করা হয় সেগুলোর মিনিং(Meaning) নিয়ে আলোচনা করব।

Acronyms            - Meaning 

1. FYI         For your Information (তোমাকে তথ্যটা জানানোর জন্য।)

2. ASAP           As soon as Possible (এটা ব্যবহার করা হয় আমার এই জিনিসটা লাগবে যত তাড়াতাড়ি সম্ভব আমাকে পাঠাও।)

3. LMK       Let me Know (আমাকে জানাও।)

4. OOO      Out of Office (সাধারনত দুই অথবা তিন দিনের ছুটিতে বা ভ্যাকেশনে থাকলে এটা ব্যবহার করা হয়।)

5. NRN     No reply Necessary (মেইলের কোন রিপ্লে দেওয়ার দরকার নাই।) 

6. EOM        End of Message (এটি সাধারণত সাবজেক্ট লাইনের পরে ব্যবহৃত হয় তার মানে সাবজেক্ট লাইন হচ্ছে মূল মেসেজ এবং মেইলের বডিতে কিছু লেখা থাকবেনা।)

7. PRB         Please reply by to Night (যদি এমনটি লেখা থাকে তার মানে হচ্ছে আজকে রাতের মধ্যেই  রিপ্লে দিতে হবে।)

8. EOD       End of Day (আজকের মধ্যে।)

9. IMO      In my Opinion (আমার মতে।

10. BTW    By the Way (কথা প্রসঙ্গে।)

অতএব এই কতগুলো ইনফরমেশন যদি আপনি জানেন এবং আপনি যদি এগুলো ইউজ নাও করেন,  যদি অন্যকেউ এগুলো (Acronyms বা Shorts form)  ইউজ করে মেইল পাঠায় তবে রিপ্লে দেওয়ার সময় আপনি প্রপারলি বুঝতে পারবেন সে আসলে কি বুঝাতে চেয়েছে আপনাকে।

Don’t use emoticons /Smiley in mails:

ই-মেইলে মেইল সাধারণত ইউজ করা হয় বিজনেস কমিউনিকেশন এর ক্ষেত্রে, সো অলওয়েজ মনে রাখতে হবে বিজনেস কমিউনিকেশনের ক্ষেত্রে ইমেইল হবে not to formal অথবা not to friendly।

মানে খুব ফরমাল বা রিসিট হবার যেমন দরকার নেই তেমনি আবার খুব বেশি ফ্রেন্ডলি বা ক্যাজুয়াল হবার দরকার নেই, যেহেতু ক্যাজুয়াল বা ফরমাল হওয়ার দরকার নেই তাই ইমোটিকন বা স্মাইলি দেওয়ার কোন দরকার নেই। এটার দুটো রিজন আছে, নাম্বার ওয়ান ইমোটিকন দিলে জিনিসটা অনেক বেশি ক্যাজুয়াল বা ফ্রেন্ডলি হয়ে থাকে যেটা বিজনেস কমিউনিকেশন ক্ষেত্রে যায় না আর দ্বিতীয় হল কোন ইমোটিকন এর মানে যে আসলে কি সেটা কিন্তু সবাই জানে না। 

আপনি একটা ইমোটিকন দিলেন একটা মিনিং এর জন্য আর একজন যে দেখছে সে ইমোটিকন দেখছে অন্য একটা মিনিংয়ে যেখানে ইনফরমেশন মিসম্যাচ হবার একটা বড় চান্স থাকে। সো প্লিজ আপনাদের ফর্মাল কমিউনিকেশনে বিজনেস মেইলে ইমোটিকন বা স্মাইলি ব্যবহার করবেন না।

E-mail Response time:

সময়ের গুরুত্ব অনুসারে এটিকে তিনটি ক্যাটাগরিতে ভাগ করা যায়ঃ

১. ASAP (এটা ব্যবহার করা হয় আপনার ইমিডিয়েট টিমমেট এর জন্য।)

২. Office Hours (এটা ব্যবহার করা হয় আপনার অফিসের জেনারেল কলিগের জন্য।)

৩. 24hr. (এ অংশটা ইউজ করা হয় এক্সটার্নাল কন্টাক্ট যারা থাকেন তাদের জন্য।)

ই-মেইল রেসপন্স টাইম মানে একটা ইমেইল যদি আমাদের কাছে আসে তা কতক্ষনের মধ্যে সেটা রেসপন্স করা উচিত সেই জিনিসটা।

আমাদের যদি ইমিডিয়েট টিমমেট থাকে, যাদের সাথে আমরা ডেইলি কাজ করছি, আমাদের অপারেশনাল কাজের সাথে সংযুক্ত তাদের ক্ষেত্রে যত 'Early possible' রেসপন্স করা উচিত As soon as possible-ASAP। কারণ তার কাজ maybe আপনার ইমেইল এর অপেক্ষায় বসে আছে। 

সে যদি জেনারেল কলিগ হয় আপনার অফিসের অন্য ডিপার্টমেন্টের কলিগ সে ক্ষেত্রে অবশ্যই অফিস আওয়ার এর মধ্যেই রিপ্লাই করা উচিত, কারণ সে যেহেতু আপনার অফিস আওয়ারে মেইল করেছে সুতরাং অফিস আওয়ার এর মধ্যে রি-প্লাই করে দিলে maybe তার একটা কাজের জন্য হেল্প হবে। সুতরাং অফিস আওয়ার এর মধ্যেই জেনারেল কলিগের জন্য রিপ্লাইটা is a must.

অনেক সময় এক্সটার্নাল কন্টাক্ট আসে অফিসের বাইরের কোন একটা লোক কিংবা পার্সোনাল ইভেন্টের জন্য আমাদের কেউ একটা ইমেইল করেছে সে ক্ষেত্রে 24 ঘন্টার মধ্যে ই-মেইলের রিপ্লাই দেওয়া উচিত, কখনো ইমেইলের রিপ্লাই দেবার সময় দেখা উচিত না যে ওয়ান ডে, টু ডে বিফোর। 

So, নরমাল রুলস আপনার যদি ক্লোজ টিম মেট হয় যার সাথে আপনি কাজ করছেন প্লিজ ASAP রিপ্লাই দেন। আপনার যদি অফিসের জেনারেল কলিগ হয় তবে ওই অফিস আওয়ার এর মধ্যেই রিপ্লাই দেন। আর কেউ যদি এক্সটার্নাল কন্টাক্ট হয় অলওয়েজ চেষ্টা করবেন যেন 24 ঘন্টার মধ্যেই আপনার ইমেইলে রিপ্লাই দিয়ে দেওয়া হয়।

Email Signature:

যে কোন ইমেইল এ আপনার লাস্ট যে ক্লোজিং থাকে এই ক্লোজিং এর উপর একটা টেমপ্লেট বানিয়ে আপনি আপনার ইমেইলে রাখতে পারেন একে ইমেল সিগনেচার বলে।  

For an example:

-
With Best Regards,

Md. Shamim Shihab
Sample & Technical Dept.
Metro Knitting & Dyeing Mills Ltd.
Cell: 01811111111, Ext: 166

ইমেল সিগনেচার দেবার দুটো রিজন আছে, নাম্বার ওয়ান প্রতিটা মেইলের শেষে বারবার নতুন করে এই জিনিসটা লিখা লাগেনা এবং সেকেন্ড হল একবার সুন্দর করে এটি লেখা থাকলে এখান থেকে আপনার কন্টাক্ট ডিটেলস, যেমন আপনি কোন পদবী হোল্ড করছেন, আপনি কোন কোম্পানিতে কাজ করেন তার পুরো ডিটেলস ইনফরমেশন সে পেয়ে যাচ্ছে।

So, নেক্সট টাইম ইমেইল এর সেটিং এ যেয়ে আপনি যদি এই টেম্পলেট সিগনেচারটা ঠিক করে রাখেন তাহলে প্রতিবার এই জিনিসটা লেখার দরকার হবে না এবং আপনার সাথে যারা কন্টাক্ট করতে চাই সে খুব ইজিলি এখান থেকে ইনফরমেসন কালেক্ট করে আপনার সাথে কন্টাক্ট করতে পারবে।

Three Common mistakes in e-mail writing:

First of all, আমাদের একটা প্রপার ইমেইল আইডি না থাকা, অনেকের ইমেইল আইডিতে লেখা আছে nilpori@gmail.com, ojanabalok@gmail.com, brokenglass@yahoo.com, আমরা একটা প্রফেশনাল মেইল লিখছি রাইট, এই প্রফেশনাল মেইলে যদি এরকম আইডি থাকে, তাহলে কিন্তু শুরুতে আপনাকে ধরে নিবে যে আপনি আসলে একটা অ্যামেচার, আপনি আসলে কিছুই বোঝেন না।Formal etiquette এর ব্যাপারে আপনার কোন  ধারণা নেই।

So make sure আপনার ইমেল আইডিতে আপনার নাম এবং কোন একটা নাম্বার ছাড়া যেন অন্য কিছুই না থাকে। এটা হল প্রথম অ্যাডভাইস এবং প্রথম মিসটেক এভোয়েড করার রুলস। 

Secondly অনেকগুলো এক্সক্লামেশন (exclamation) মার্ক ইউজ করা হয় যেমন Hey!!!  বলে তিনটা আশ্চর্যবোধক চিহ্ন দেওয়া, প্লিজ এটা দিবেন না এবং আমি  আমার আগের লেখাতেও উল্লেখ করেছি কোনরকম ইমোটিকন বা স্মাইলি বিজনেস মেইলে এটলিস্ট দেওয়া উচিত না। 

ফাইনালি গ্রামার মিসটেক, আপনার ইমেইলে যদি গ্রামার মিসটেক থাকে এটা আপনার ব্যাপারে বিরূপ একটা ধারণা দেয়, কোন গ্রামার মিসটেক যেন না থাকে এবং ইমেইলে যেন কোন নেগেটিভ টোন বোঝা না যায়, ইমেইল পড়ে যেন না বোঝা যায় আপনি অনেক রাগান্বিত হয়ে আছেন, আপনি তার উপর ক্ষেপে আছেন অথবা আপনি খুবই বিরক্ত হয়েই মেইল লিখছেন। So, ইমেলের যে টোনটা থাকবে সেই টোনটা যেন অনেক পজেটিভ হয় এবং পজিটিভ টোন করার জন্য পজিটিভ ওয়ার্ড ইউজ করলেই যথেষ্ট। শেষ করবার আগে তিনটা কমন মিসটেক গুলো এক নজরে আবার দেখে নেই:

1. without using Proper E-mail ID.

2. Using exclamation & smiley.

3. Grammar mistake & Negative tone.

Punctuation & Grammar:

আমরা যখন কোন একটা বিজনেস ইমেইল পাঠাই সে ক্ষেত্রে যখন কোন স্পেলিং মিসটেক (spelling mistake), গ্রামার মিসটেক (grammar mistake) বা পাংচুয়েশন (punctuation) মিসটেক যদি থাকে সেটা কিন্তু দেখতে খুবই খারাপ দেখায়। 

So, আমরা এসব মিসটেক যথাসম্ভব এড়িয়ে যাবার চেষ্টা করব। আমি যতগুলো ইমেইল দেখেছি কিছু কিছু ক্ষেত্রে আমরা কতগুলো ভুল প্রায়ই করে থাকি। আজকে আমি এরকম চারটা খুবই কমন মিসটেক এর কথা বলতে চাই, নাম্বার ওয়ান "কোটেশন মার্ক"। কোটেশন মার্ক এর ভিতরে ফুলস্টপ হয়, আমরা যদি দেখি এই sentence গুলো for an example:

1. His book "Design for puppies". Release tomorrow.

2. His book "Design for puppies.” release tomorrow.

উপরের প্রথম sentence টি কিন্তু ভুল, তার কারণ হলো কোটেশন মার্ক এর বাইরে কমা এসেছে। কমা, ফুল স্টপ যাই আসুক না কেন doesn’t matter but কোটেশন মার্ক এর বাইরে থাকতে পারবে না, এটি কোটেশন মার্ক এর ভিতর থাকতে হবে, তাই নিচের লাইনটা হলো রাইট, তার কারণ হলো কোটেশন মার্ক এর ভিতরে এখানে কমা আছে।ঠিক এই নিয়মের অপজিট (Opposite) রুলটা (Rules) হলো পারেন্থেসিস (Parenthesis) বা ব্র্যাকেটের ক্ষেত্রে, 

For an Example:

1. I got a bonus last week (৳150.)

2. I got a bonus last week (৳150).

ব্র্যাকেটের বাইরে ফুলস্টপ হবে তার মানে নিচের লাইনটা হলো রাইট, কেননা ব্রাকেটের বাইরে ফুলস্টপ আছে আর উপরের লাইনটা ভুল, কেননা তার কারণ হলো ব্রাকেটের ভিতর ফুল স্টপ দেওয়া আছে। তাই বলা যায় ঠিক কোটেশন মার্ক এর অপজিট (Opposite) নিয়ম হলো পারেন্থেসিস এর ক্ষেত্রে।

তৃতীয়তঃ কোলন, কোলন দুইটা sentence কে আলাদা করে তার মানে কোলন এরপর নতুন আরেকটা sentence শুরু হয় অতএব কোলন এরপরে যে নতুন sentence টা শুরু হবে তার First লেটার (Letter) টা বড় হাতের হতে হয়।

For an Example:

1. Her conclusion was simple: the duck are mad cute.

2. Her conclusion was simple: The duck are mad cute.

So, নিচের লাইনে The এর (T) টা বড় হাতের তার মানে দ্বিতীয় লাইনটা হলো কারেক্ট, আর উপরের লাইনটা ভুল, আর তার কারণ হল কোলনের পর ছোট হাতের (t) ইউজ করা হয়েছে।ফাইনাল মিসটেক হল Semi-colon, সেমিকোলন দুটো independent sentence কে আলাদা করে।
যেমন:

1. She can call me tomorrow, She can give me an answer then.

2. She can call me tomorrow; she can give me an answer then. 

এখানে She can call me tomorrow একটা independent sentence এবং She can give me an answer then আরেকটা independent sentence।দুটো independent sentence কে আলাদা করে সেমিকোলন। সেমিকোলনের ক্ষেত্রে, কিন্তু সেমিকোলনের পরে যে sentence টি শুরু হচ্ছে তার প্রথম লেটারটা (Letter) কিন্তু ছোট হাতের ই হয়। 

এখানে আরেকটি deadly মিসটেক হল, কমা। অনেক সময় সেমিকোলনের জায়গায় আমরা কমা ইউজ করি যেমন প্রথম sentence টিতে বাট এই sentence টা কিন্তু ভুল, তার রিজন কি জানেন, কারণ তার রিজন হলো একটা Independent sentence আরেকটা Independent sentence বা দুটো ইন্ডিপেন্ডেন্স sentence কে কমা (,) আলাদা করতে পারে না, দুটো ইন্ডিপেন্ডেন্ট sentence কে আলাদা করার ক্ষেত্রে either ফুলস্টপ দরকার অথবা সেমিকোলন দরকার। 

So, নেক্সটাইম Quotation mark, Parenthesis, Colon আর Semi-colon এই চারটা জিনিসে যেন কখনো মিসটেক না হয়।

ধন্যবান্তে,

Tauhid Khan